TIETOSUOJASELOSTE HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSTÄ

Rekisterin nimi

Syrjäytyneiden sukeltajien sauna- ja sukellusseura GummiWihta ry:n (myöh. GummiWihta) jäsenrekisteri

Rekisterinpitäjä

GummiWihta ry, Kurpantie 123 31610 Vaulammi, info@gummiwihta.com

Rekisteriasioita hoitava henkilö

GummiWihdan johtokunnan nimeämä jäsenrekisterinhoitaja

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn perusteena on seuran ja jäsenen välinen keskinäinen sopimus. Henkilötietoja käsitellään esim. seuran palveluiden markkinointia, toiminnan kehittämistä, yhteydenottopyyntöihin vastaamista, tapahtumiin ilmoittautumista, tapahtumien toteutusta, laskutusta, perintää ja kirjanpitoa varten.

Terveystietojen yhteydessä käsittelyn perusteena on jäsenen suostumus.

GummiWihdan henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat:

  • rekisteröidyn antama suostumus tietojensa käsittelyyn
  • tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään tai hänen huoltajaltaan
  • lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen esim. kirjanpitolain mukainen tositteiden käsittely ja ryhmään ilmoittautumiskaavakkeiden arkistointi

Rekisterinpitäjän oikeutetut edut

GummiWihdan ja Sukeltajaliitto ry:n oikeutettuun etuun perustuen käsittelemme henkilötietoja toteuttaaksemme jäsenpalveluita ja -viestintää, tilastointia, analysointia ja Sukeltajaliitto ry:n sähköistä– ja suoramarkkinointia (suostumus oltava Sukeltajaliiton jäsenrekisterissä).

Mitä henkilötietoja käsittelemme

Rekisteriin tallennetaan seuran toiminnassa tarvittavia tietoja: jäsenen nimi, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, syntymäaika, sukupuoli, kieli, jäsenyyden alkupäivä, jäsenryhmä (jäsen, sukeltajajäsen), jäsenmaksutiedot, yhteisöä ja yhteisön yhteyshenkilöitä koskevat tiedot esim. yhteyshenkilöiden nimet ja yhteystiedot ja Y-tunnus, luottamustoimet yhdistyksessä, vapaaehtoisroolit, suoramarkkinointikiellot ja/tai –suostumukset.  Alaikäisten seuran jäsenten osalta tallennetaan myös vanhemman/huoltajan nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Rekisteriin tallennetaan ohjaajien ja kouluttajien koulutustaso tai koulutusluokka tms.

Ilmoittautumislomakkeilla annetut tiedot tallennetaan GummiWihdan jäsenrekisteriin ja kuutti-, norppa- ja sukeltajajäsen osalta Sukeltajaliitto ry:n jäsenrekisteriin. Sukeltajaliiton rekisteriseloste https://www.sukeltaja.fi/content/fi/11501/55573/Rekisteriseloste.html.

Tietoja käsitellään lain yksityisyydensuojasta määräämällä tavalla. Tietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa rajoissa.

Jäsenrekisterin tietoja käytetään seuran toimintaan liittyvissä asioissa jäsenrekisterinhoitajan toimesta, rajoitetusti taloudenhoitajan, nuorisovastaavan, vastuuohjaajien ja –kouluttajien toimesta sekä Sukeltajaliiton toimesta.

Kuvaus rekisteröidyistä

Rekisteriin tallennetaan tietoja GummiWihdan jäsenistä. GummiWihdan jäseniä ovat seuran jäsenmaksun maksaneet henkilöt ja Sukeltajaliiton maksun maksaneet henkilöt.

Jäsenten sähköpostilista

GummiWihta ylläpitää sähköpostilistaa, jota käytetään seuran toiminnassa tiedottamiseen. GummiWihdan sähköpostilistalle lisätään jäsenen ilmoittama sähköpostiosoite. Jäsenen niin halutessaan, hän voi olla antamatta sähköpostiosoitettaan tai halutessaan sähköpostilistalta voi myös erota. Listaa ylläpitää johtokunnan nimeämä jäsenrekisterinhoitaja.

Jäsentietojen luovuttaminen

Jäsentietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin tai kolmansille osapuolille.

Tietojen siirto Euroopan unionin ulkopuolelle

Tietoja ei anneta Euroopan Unionin ulkopuolelle.

Rekisteröidyn kielto-oikeus

Jäsen, niin halutessaan, voi ilmoittaa luovutus- tai käsittelykiellosta kirjallisesti jäsenrekisterinhoitajalle.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin tässä rekisterissä. Tätä oikeutta käyttävän rekisteröidyn pyynnöstä rekisterinpitäjä toimittaa tiedot niistä henkilötiedoista, joita GummiWihdan rekisterissä on. Tiedot toimitetaan ensisijaisesti sähköisessä muodossa.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää omien henkilötietojensa oikaisua, mikäli niissä ilmenee virheellisiä, epätarkkoja tai vanhentuneita tietoja.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten.

Rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötietonsa poistettua (”oikeus tulla unohdetuksi”). Henkilötiedot poistetaan, kun henkilötiedon käsittelylle ei ole enää tarvetta, rekisteröity peruuttaa suostumuksensa tai henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus henkilötietojensa käsittelyn rajoittamiseen, mikäli rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista, vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista tai rekisterinpitäjä ei tarvitse enää henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisiin vaatimuksien esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Rekisteröity voi käyttää edellä mainittuja oikeuksiaan ottamalla sähköisesti yhteyttä rekisterinpitäjään.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

GummiWihdan hallitus 18.8.2018